Duas empresas de desenvolvimento de software no Simples Nacional, com o mesmo CNAE, o mesmo tipo de cliente e o mesmo faturamento, podem começar a ser tributadas em 6% ou em 15,5% da receita. O que as separa é uma única proporção: quanto cada uma gasta com pessoal em relação ao que fatura. É o Fator R, provavelmente a variável de maior impacto — e menos acompanhada — na tributação de software houses pequenas e médias.
A mecânica
Com resultado igual ou superior a 28%, a atividade é tributada pelo Anexo III, com alíquota nominal inicial de 6%. Abaixo disso, pelo Anexo V, que começa em 15,5%.
O ponto que muda a gestão: os dois lados da fração são móveis e olham para trás. A empresa não “está” no Anexo III; está neste mês, com base nos 12 meses anteriores.
Crescer pode elevar a carga
A empresa fecha contratos novos, o faturamento sobe 40% e a equipe permanece a mesma. O denominador cresce, o numerador não, o Fator R cai abaixo de 28% e a atividade passa ao Anexo V. Fatura mais e paga proporcionalmente mais. Sem acompanhamento mensal, o efeito aparece na guia, geralmente quando o caixa já está pressionado pelo próprio crescimento.
Contratar pode reduzir o imposto
Uma empresa com folha em 25% da receita, tributada no Anexo V, pode ter um cenário em que a contratação de mais um profissional CLT leva o Fator R acima de 28%. A mudança de anexo reduz a alíquota sobre toda a receita, e não apenas sobre a parcela nova. Não é regra; depende de quanto falta para os 28%, do custo total da contratação e da faixa de receita. Mas é uma conta que deveria anteceder a decisão de contratar.
Pró-labore como variável tributária
O pró-labore integra a folha e, portanto, o numerador. Elevá-lo aumenta o Fator R, mas também aumenta INSS e IRPF na pessoa física do sócio. A questão relevante é qual combinação de pró-labore e distribuição de lucros deixa mais recursos com o sócio depois de todos os efeitos, somando pessoa jurídica e pessoa física na mesma conta.
Prestador PJ e o Fator R
Pagamento a prestador pessoa jurídica não compõe folha de salários. Dois profissionais com o mesmo custo mensal produzem efeitos opostos no Fator R conforme sejam contratados como CLT ou PJ.
Há ainda o risco trabalhista: contratar como PJ quem trabalha com horário, subordinação e exclusividade expõe a empresa ao reconhecimento de vínculo, com encargos retroativos e multa. A comparação entre CLT e PJ precisa somar custo direto, risco trabalhista e efeito na alíquota.
Uma ressalva
O Fator R é uma das variáveis, não a única. Há empresas de tecnologia para as quais o Simples não é o melhor regime, com ou sem Anexo III — em geral quando a margem é alta e a folha é enxuta. A comparação entre Simples, Lucro Presumido e Lucro Real precisa ser feita com os números de cada empresa.
Texto informativo, que reflete o entendimento vigente na data de publicação. Cada caso tem particularidades que podem alterar a conclusão.
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Wilson Faustino é contador (CRC/SP 305599/O-7) e responsável técnico da WF Contabilidade
